Projectmanagementtools: de beste keuze voor uw team kiezen (2024)

Lidwoord

Projectmanagementtools: de beste keuze voor uw team kiezen

Geschreven door Coursera • Bijgewerkt op

Wat zijn projectmanagementtools en hoe kies je er een die het beste aansluit bij de behoeften van je team? Lees meer over tools en projectmanagementprogramma's om u en uw team te helpen zich te organiseren.

Projectmanagementtools: de beste keuze voor uw team kiezen (1)

Veel teams gebruiken projectmanagementsoftware om hun workflow te organiseren. Platforms zoals Airtable, Trello, Asana en Smartsheet kunnen goed bij uw team passen als een manier om verschillende aspecten van een project efficiënt te volgen, toe te wijzen en te plannen. In dit artikel bekijken we enkele van de meest populaire opties.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is het organiseren en plannen van een project van begin tot eind. Betrokken mensen gebruiken bepaalde vaardigheden, technieken en hulpmiddelen om een ​​voltooid project met waarde voor anderen af ​​te leveren. Het ontwikkelen van software om bedrijfsprocessen te stroomlijnen of het coördineren van hulpacties na natuurrampen vereist bijvoorbeeld projectmanagement [1].

Tijdens dit proces voeren teams tal van activiteiten uit, waaronder het identificeren van de levenscyclus van het project. Bovendien kunnen teams de doelstellingen van een project vaststellen, doelen stellen, middelen identificeren, taken toewijzen, risico's onderzoeken en mijlpalen stellen om ervoor te zorgen dat het project de beoogde deadline haalt.

Lees verder: 11 belangrijkste projectmanagementvaardigheden

Wat doet een projectmanager?

Een projectmanager plant elk aspect van het project om ervoor te zorgen dat het wordt voltooid en binnen een bepaald tijdsbestek en budget wordt opgeleverd. Gewoonlijk richt een projectmanager zich op taken die tijdgebonden en tijdelijk zijn.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een projectmanager van een marketingbedrijf van plan is te managen de blog van een merk voor de komende zes maanden. De projectmanager zou waarschijnlijk een ontmoeting hebben met de klant om hun behoeften te begrijpen, een inhoudskalender te maken met maandelijkse ideeën voor onderwerpen, schrijvers toe te wijzen om elke maand inhoud te leveren en iemand aan te wijzen om elk stuk te bewijzen en te publiceren.

Zoals je in het voorbeeld kunt zien, heeft elk project vaak meerdere stappen in de workflow, dus projectmanagers hebben meestal sterke organisatorische vaardigheden. Bijkomende vaardigheden zijn onder andere:

  • Leiderschap

  • Communicatie

  • Onderhandeling

  • Beheer

  • Technische capaciteiten

  • Kritisch denken

Waarom hebben ze hulpmiddelen nodig om taken uit te voeren?

Projectmanagers hebben vaak meerdere projecten te beheren, elk met verschillende doelen, middelen, budgetten en betrokken teams. Software voor projectbeheer helpt managers georganiseerd te blijven. Met behulp van software kunnen managers:

  • Bekijk alle projecten en de voortgang van elk project in een gecentraliseerd dashboard

  • Communiceer gemakkelijker met hun team

  • Wijs rollen toe en stel mijlpalen in zodat iedereen zijn rol kent

  • Budgetten beheren

  • Identificeer problemen snel

  • Creëer een gestandaardiseerd proces waar iedereen bekend mee is

Projectmanagementsoftware wordt geleverd met een handvol functies die managers helpen doelen te bereiken, zoals het evalueren van de reikwijdte van een project, het opsplitsen in kleinere, toewijsbare taken en het opzetten van een workflow om dit te bereiken. Meer specifieke doelen zijn onder meer:

Een project plannen

Projectmanagers nemen een eerste concept, praten met alle betrokkenen en creëren een proces om een ​​idee om te zetten in realiteit. Naast vergaderingen om de projectdoelstellingen te beoordelen, zal de projectmanager de projectscore bepalen en een gedetailleerd plan ontwikkelen om de klus te klaren.

Stappen voor het project volgen

Projecten worden bruikbare stappen binnen de software. Managers wijzen taken toe, met vervaldatums, via teamkalenders. Managers kunnen in één oogopslag zien waar meerdere projecten zich in hun levenscyclus bevinden en snel problemen identificeren. Als een deadline bijvoorbeeld verstrijkt, krijgt de manager een melding en kan hij teamleden een bericht sturen voor een update.

Personeel aansturen

Teamleden krijgen taak- en deadlinetoewijzingen binnen de software. Terwijl ze aan hun aspect van het project werken, hebben ze toegang tot samenwerkingshulpmiddelen, zoals het delen van bestanden en berichtenuitwisseling.

Documenteren van werk

Terwijl elke persoon zijn taak voltooit, bieden projectbeheertools documentatie van hun betrokkenheid. Software bevat vaak tijdstempels, zodat u kunt zien wie welke taak heeft voltooid en wanneer. Een record van het hele project en de tijdlijn ervan leeft in de software.

Doelen halen

Met projectmanagementsoftware kunnen teams doelen stellen en key performance indicators (KPI's) identificeren om succes te meten. Teams kunnen ook teamdashboards en prestatierapporten opzetten, zodat iedereen gemakkelijk kan zien hoe goed ze hebben gepresteerd.

Soorten tools voor projectbeheer

Er zijn tientallen projectmanagementprogramma's op de markt, en hoewel ze allemaal gericht zijn op het organiseren en onderhouden van een workflow, verschillen hun kenmerken. Houd bij het onderzoeken van verschillende soorten software-opties rekening met functies zoals de volgende:

  • Planningstools zoals Gantt-diagrammen, tijdlijnen en kalenders

  • Samenwerkingshulpmiddelen zoals het delen van bestanden, berichtenuitwisseling en discussieborden

  • Integraties met apps en platformen die je bedrijf al gebruikt

  • Rapporten die de status van projecten in één dashboard weergeven

  • Mogelijkheden voor het bijhouden van budgetten

  • Tijdregistratie of integraties met veelgebruikte tijdregistratie

4 populaire projectmanagementplatforms

Terwijl u de functies afweegt die uw team nodig heeft, kunt u individuele oplossingen verkennen om te zien welk type projectmanagementtool het beste is. Laten we een paar populaire platforms verkennen:

1. Luchttafel

Best voor: Teams die hun beheerproces willen aanpassen

Airtable biedt wel de middelen om een ​​workflow te creëren, maar het is ideaal voor diegenen die hun eigen proces willen coderen. Het is een zeer aanpasbaar platform dat ten goede komt aan grotere ondernemingen die niet alleen een project moeten volgen, maar ook middelen, budgetten en personeel [2].

Of u nu besluit om een ​​proces helemaal opnieuw op te stellen of niet, de kenmerken van dit platform zijn onder meer:

  • Mogelijkheid om projecten uit andere software te importeren

  • Krijg meerdere projectweergaven voor eenvoudiger projectgegevensbeheer

  • Kant-en-klare trajecten voor bijvoorbeeld een productlancering of het verzamelen van feedback

2. Trello

Best voor: Simpele projecten, kleine teams

Trello, een Kanban-bordsysteem, is ideaal voor basisbehoeften. U maakt een workflow en verplaatst er projecten doorheen. De stadia van het project staan ​​op borden, terwijl de projecten op kaarten staan. Twee borden kunnen zeggen 'Bezig met schrijven' en het volgende bord kan 'Klaar om te bewerken' zeggen. Je verplaatst de kaart door elk bord totdat deze compleet is [2].

Andere gunstige eigenschappen van Trello zijn:

  • Controle lijsten

  • Kalenders

  • Basisautomatisering zoals agendaherinneringen of items die van een checklist zijn afgestreept

  • Kleurgecodeerde kaarten

3. Asana

Best voor: Enterprise-teams met complexe behoeften

Asana biedt functies en functionaliteit die verder gaan dan de basis en voldoet aan de behoeften van grotere teams die tientallen of honderden projecten tegelijk beheren. Managers kunnen een workflow opzetten, rollen toewijzen en toegang krijgen tot een projectkalender met behulp van gedeelde werkruimten [2].

Extra functies die gebruikers leuk vinden, zijn onder meer:

  • Verschillende manieren om werk te bekijken, zoals op een lijst, agenda en prikbord

  • Mogelijkheid om doelen en vervaldatums in te stellen

  • Integratie met apps zoals Microsoft Teams, Google, Slack en Adobe Creative Cloud

4. Smartsheet

Best voor: Teams die afhankelijk zijn van spreadsheets

Als je projecten hebt georganiseerd door spreadsheets en je bent tevreden met het proces, maar je wilt meer functies en functionaliteit dan Excel of Spreadsheets kunnen bieden, dan zou Smartsheet een goede match kunnen zijn. Elke kolom vertegenwoordigt vaak een stap in de workflow en elke rij is een specifiek project dat de projectmanager kan toewijzen aan een teamlid [2].

De kenmerken zijn onder meer:

  • Een berichtentool die communicatie gemakkelijk maakt

  • Eenvoudig te verzenden formulieren om feedback over een project te verzamelen

  • Beheer van digitale activa

  • Basisautomatisering, zoals herinneringen en goedkeuringsberichten

Ga vandaag nog aan de slag met Coursera

Als projectmanagement nieuw voor u is, kunnen online cursussen u helpen uw leerproces te versnellen. Het Project Management Institute biedt bijvoorbeeld projectmanagementcertificeringen, of je kunt de leeropties op Coursera bekijken, zoals deGoogle Project Management: Professioneel certificaat. Deze zeer gewaardeerde cursus leidt u door het leren van de best practices en meest gevraagde vaardigheden op het gebied van projectmanagement.

Geschreven door Coursera • Bijgewerkt op

Deze inhoud is alleen beschikbaar gesteld voor informatieve doeleinden. Studenten wordt geadviseerd om aanvullend onderzoek te doen om ervoor te zorgen dat cursussen en andere nagestreefde referenties voldoen aan hun persoonlijke, professionele en financiële doelen.

Projectmanagementtools: de beste keuze voor uw team kiezen (2024)

FAQs

What is the best tool to manage a team project at a company? ›

The Best Team Project Management Tools Comparison Chart
Tool
1monday.com Best for Gantt chartsVisit Website
2Smartsheet Best for portfolio managementVisit Website
3Wrike Best tool for marketing teamsVisit Website
4ClickUp Best enterprise team project management toolVisit Website
6 more rows
Jun 23, 2023

What tools do project managers need to be successful? ›

7 Essential Tools for a Successful Project Management
  • Project Initiation Document. Project Initiation Documents (PIDs) are important for projects to take off. ...
  • Lessons Learned Reports. ...
  • Gantt Charts. ...
  • Project Management Software. ...
  • Scope Statement. ...
  • Weekly Highlight Reports. ...
  • Project Financials.
Dec 10, 2020

How to choose a project management tool for you and your team? ›

How To Choose A Project Management Tool (7 Easy Steps)
  1. Step 1: Identify your goals. ...
  2. Step 2: Note down the challenges and roadblocks. ...
  3. Step 3: Build your project management team. ...
  4. Step 4: Note what features you will need in a project management software. ...
  5. Step 5: Determine key performance metrics for success.
May 8, 2023

Which tools helps you to monitor a team's activity? ›

What are the top employee performance measurement tools?
  • Basecamp. Basecamp is a great tool for those with remote teams who'd like to keep track of employees' tasks and performance. ...
  • DeskTime. ...
  • Trello. ...
  • iDoneThis. ...
  • Monday.com. ...
  • IntelliHR. ...
  • PerformYard. ...
  • Identifying areas for improvement.
Mar 22, 2023

Which project management tool is mostly used? ›

nTask is the best Project Planning Tool because it offers an easy and efficient way to manage your projects. You can create tasks, assign them to team members, add deadlines and notes, and track progress. nTask also allows you to share your tasks with other team members or collaborators.

Is Excel a project management tool? ›

Microsoft Excel is a handy tool that can do many different things to help you and your project team. And on its good days, Excel can function as a basic project management tool.

What are the 7 steps of project planning? ›

Let's dive into the details:
  • Step 1: Define your goals and objectives. ...
  • Step 2: Set success metrics. ...
  • Step 3: Clarify stakeholders and roles. ...
  • Step 4: Set your budget. ...
  • Step 5: Align on milestones, deliverables, and project dependencies. ...
  • Step 6: Outline your timeline and schedule. ...
  • Step 7: Share your communication plan.
Nov 19, 2022

What are the 3 most important things for a project manager? ›

Communication, leadership, and management are three key attributes that you need in a successful project manager.

What is the most effective management tool available? ›

Top 10 Management Tools
  • Scoro. Scoro is regarded as one of the best effective business management tools for creative and professional services. ...
  • Workzone. ...
  • Proprofs. ...
  • GanttPRO. ...
  • NTask. ...
  • Chanty. ...
  • Redbooth. ...
  • Celoxis.
Feb 2, 2023

What are the three most important things in project management? ›

Three of the most important tools for a project manager to make use of on any project are: a Project Definition Document, a Milestone Plan and a Risk List.

Is teamwork a good project management tool? ›

Teamwork makes it easy to set up collaboration or transparency with clients so they can keep up with project progress. You can easily control permissions, letting clients gain insight into what you want them to see.

What is an effective tool used by project managers to show each phase? ›

The Gantt chart and the PERT chart are probably the two best known visuals in project management. Agile teams can use each of these charts for scheduling, but because Gantt charts don't illustrate task dependencies and PERT charts can be confusing, project managers often use both.

How do you manage multiple teams in a project? ›

Here are four of the best ways to effectively manage many teams across multiple business units:
  1. Define your key performance indicators. ...
  2. Establish new meeting cadences. ...
  3. Identify objectives and key results for each business unit. ...
  4. Invest in organizational management tools.
Jul 29, 2022

What is team management tools? ›

Team management tools allow team members to share files, edit documents together in real-time, hold virtual meetings, and send instant messages within one platform. These tools improve communication between team members, reduce email clutter, and reduce miscommunication.

How do you organize team projects? ›

How to Organize Projects Efficiently: A Project Manager's Guide
  1. #1 Set clear expectations and priorities.
  2. #2 Use project management software from the very beginning.
  3. #3 Define project scope.
  4. #4 Make a mind map.
  5. #5 Create a project plan.
  6. #6 Set deadlines – and don't miss them.
  7. #7 Set KPIs and OKRs.
Jul 3, 2023

What tools are used to develop the project team? ›

How do I use these ingredients to get the best dish?
  • Interpersonal and team skills. ...
  • Training. ...
  • Team-building. ...
  • Basic team rules. ...
  • Colocating project team members. ...
  • Recognition, rewards, appreciation. ...
  • Individual and team assessment tools. ...
  • Team performance assessments.

Top Articles
Latest Posts
Article information

Author: Msgr. Benton Quitzon

Last Updated:

Views: 6551

Rating: 4.2 / 5 (63 voted)

Reviews: 86% of readers found this page helpful

Author information

Name: Msgr. Benton Quitzon

Birthday: 2001-08-13

Address: 96487 Kris Cliff, Teresiafurt, WI 95201

Phone: +9418513585781

Job: Senior Designer

Hobby: Calligraphy, Rowing, Vacation, Geocaching, Web surfing, Electronics, Electronics

Introduction: My name is Msgr. Benton Quitzon, I am a comfortable, charming, thankful, happy, adventurous, handsome, precious person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.